کاری با نقطهٔ پایان روشن انتخاب کنید
راهنمای کاربردی زمانی بهتر عمل می‌کند که خواننده بتواند کار و نقطهٔ تکمیل آن را تشخیص دهد. مسئله‌ای انتخاب کنید که از طریق کار خود می‌شناسید: تهیهٔ شرح پروژه، ارزیابی گزینه‌ها، عیب‌یابی گردش کار یا برنامه‌ریزی تحویل مسئولیت. وضعیت آغازین و تصمیم یا سندی را که خواننده باید در پایان به آن برسد شرح دهید.
دانش قبلی خواننده و اطلاعاتی را که باید همراه بیاورد تعریف کنید. راهنمای مدیران باتجربه می‌تواند آشنایی با حوزه را فرض کند و هم‌زمان روشی تازه را توضیح دهد. منبع برای کاربران تازه‌کار به زمینه و تعریف‌های بیشتری نیاز دارد. روشن‌کردن این فرض‌ها در برنامه‌ریزی کمک می‌کند مثال‌ها، ترتیب و سطح توضیح را انتخاب کنید.
پیش از نوشتن فصل‌ها، تصمیم‌ها را ترسیم کنید
گام‌هایی را که فرد با کمک شما برای انجام کار برمی‌دارد فهرست کنید. در هر گام، ورودی، تصمیم و خروجی را مشخص کنید. یادداشت کنید کجا پاسخ به دلیل موقعیت یا محدودیتی متفاوت تغییر می‌کند. این نقشه به ساختار راهنما تبدیل می‌شود و نشان می‌دهد خواننده کجا به توضیح، مثال یا برگهٔ کار نیاز دارد.
ترتیب را با انجام‌دادن خود کار بررسی کنید. اگر گام بعدی به اطلاعاتی نیاز دارد که هرگز جمع‌آوری نشده‌اند، آمادگی لازم را اضافه کنید. اگر دو بخش یک پرسش را می‌پرسند، آن‌ها را ادغام کنید یا نقش متفاوتشان را روشن کنید. ساختار باید اجازه دهد خواننده با مطالبی که تا آنجا آماده کرده پیش برود و مجبور به بازگشت مکرر به ابتدا نشود.
یک بخش کامل تدوین کنید
بخشی را انتخاب کنید که تصمیمی معنادار دارد و آن را کامل بنویسید. توضیح دهید چرا گام اهمیت دارد، از چه اطلاعاتی باید استفاده کرد و گزینه‌ها را چگونه باید ارزیابی کرد. مثالی حل‌شده اضافه کنید که فرایند را از ورودی تا خروجی دنبال می‌کند. مثال باید استدلال را آشکار کند، از جمله نقطه‌ای که ورودی متفاوت پاسخ را تغییر می‌دهد.
قالب کاری مورد استفادهٔ خواننده را بگنجانید: مجموعه‌پرسش، جدول مقایسه، شرح پروژه یا فهرست بررسی. برای هر فیلد هدف روشنی تعیین کنید و توضیح دهید پاسخ مفید چه شکلی دارد. الگو زمانی کاربردی می‌شود که توضیحات پیرامون آن به فرد کمک کنند با اطلاعات خودش آن را تکمیل کند و بفهمد با نتیجه چه کند.
از خواننده بخواهید از بخش استفاده کند
فردی شبیه خوانندهٔ هدف پیدا کنید و از او بخواهید با کاری مناسب، بخش را پیش ببرد. مشاهده کنید کجا مکث می‌کند، چه چیزی را متفاوت می‌فهمد و برای ادامه به چه اطلاعاتی نیاز دارد. از او بخواهید تصمیمی را که گرفته توضیح دهد. استدلال او نشان می‌دهد آیا راهنما روش را قابل فهم کرده است.
بخش را بر اساس این مشاهدات اصلاح کنید. فیلدی گیج‌کننده شاید به پرسشی بهتر نیاز داشته باشد. گامی که رد شده ممکن است توضیح روشن‌تری از هدف بخواهد. انتخابی دشوار شاید مثال دیگری لازم داشته باشد. پیش از گسترش دست‌نوشته، تغییرات را ثبت کنید تا بخش‌های باقی‌مانده از آموخته‌های شما دربارهٔ استفادهٔ واقعی خواننده از مطالب بهره ببرند.
دست‌نوشته و منابع کاری را با هم بسازید
بخش‌های باقی‌مانده را با همان ساختار ورودی، تصمیم و خروجی تدوین کنید. تعریف‌ها را یکدست نگه دارید و برای مفهوم یکسان از اصطلاح‌های ثابت استفاده کنید. منابع و یادداشت‌های پشتیبان را جایی قرار دهید که خواننده به عمق بیشتری نیاز دارد. برگه‌های کار را همراه متن بررسی کنید تا هر تمرین با دستورها مطابق باشد و اطلاعات لازم برای گام بعدی را تولید کند.
تصمیم بگیرید افراد چگونه به راهنما دسترسی پیدا می‌کنند و از آن استفاده می‌کنند. منبع مورد استفاده در کارگاه ممکن است از برگه‌های کار قابل چاپ بهره ببرد. مرجعی که هنگام کار به آن مراجعه می‌شود شاید به پیمایش روشن و فهرست مطالب کوتاه نیاز داشته باشد. قالب را بر اساس همان محیط برنامه‌ریزی کنید و فایل‌های نهایی را منظم نگه دارید تا هنگام تغییر روش، نسخهٔ به‌روز قابل تهیه باشد.
راهنما را به گفت‌وگویی حرفه‌ای پیوند دهید
معرفی‌ای آماده کنید که توضیح دهد راهنما برای چه کسانی است، به چه مسئله‌ای می‌پردازد و خواننده در پایان چه خواهد داشت. با یک بخش نمونه، سطح جزئیات را نشان دهید. سخنرانی، کارگاه یا مقاله‌ای متمرکز می‌تواند همان پرسش را معرفی کند و خوانندگان علاقه‌مند را به منبع کامل برساند. هر قالب باید بخش مفیدی از توضیح را ارائه دهد.
PR Drift از مصاحبه‌ها، یادداشت‌ها و روش‌های حرفه‌ای، راهنماهای کاربردی تدوین می‌کند. کار می‌تواند آزمودن ایده، ساختار، تدوین دست‌نوشته و مطالب پشتیبان عرضه را پوشش دهد. اگر پرسشی تکراری را برای مشتریان یا همکاران توضیح می‌دهید، آن پرسش و یادداشت‌های موجود را بیاورید؛ می‌توانند نقطهٔ شروع راهنمایی قابل استفاده باشند.