مخاطب نخست را دقیق مشخص کنید
بازاری تازه میتواند چند گروه مخاطب داشته باشد که هر کدام دلیل متفاوتی برای شناخت شرکت شما دارند. مشتریان احتمالی میخواهند محصول یا خدمت را بفهمند. شرکای توزیع نیاز دارند ببینند رابطهٔ همکاری چگونه خواهد بود. رسانههای صنعتی به دنبال روایتی مرتبط با خوانندگانشان هستند. مخاطب نخست و گفتوگویی را که ارتباطات اولیه باید به آن کمک کند انتخاب کنید.
تعریف را بهاندازهای مشخص کنید که تصمیمها را راهنمایی کند. بخش صنعت، نوع سازمان، مسئولیت فرد و مسئلهای را که پیشنهاد شما را مرتبط میکند شرح دهید. سپس مشخص کنید این افراد اطلاعات حرفهای را کجا پیدا میکنند. این کار نقطهٔ شروع مفیدی برای انتخاب نشریات، تهیهٔ معرفیها و تصمیم دربارهٔ مطالب شرکتی نیازمند بهروزرسانی به شرح پروژهٔ روابط عمومی میدهد.
پیشنهاد شرکت را با زبان مخاطب توضیح دهید
توضیح شرکت را از نظر فرضهایی بررسی کنید که خوانندهٔ تازه شاید با آنها آشنا نباشد. نام آشنای یک دسته، مخفف داخلی یا اشارهٔ محلی ممکن است به توضیح نیاز داشته باشد. از مسئلهٔ مورد بررسی، مشتریان هدف و شیوهٔ ارائهٔ کار شروع کنید. زمینهٔ کافی بدهید تا فرد تشخیص دهد شرکت با موقعیت خودش ارتباط دارد یا خیر.
پرسشهایی را که تیم تجاری در گفتوگوهای اولیه میشنود جمع کنید. پیش از گسترش معرفی، از آنها برای بهبود وبسایت و مطالب پیشزمینه استفاده کنید. پرسش دربارهٔ اجرا ممکن است به توضیح فرایند نیاز داشته باشد. پرسش دربارهٔ تیم شاید شرح روشنتری از تجربه و مسئولیتها بخواهد. اجازه دهید کمبود واقعی اطلاعات، محتوا را تعیین کند.
افرادی را که نمایندهٔ شرکت خواهند بود آماده کنید
برای هر موضوع سخنگو انتخاب کنید و معرفی حرفهای کوتاهی آماده کنید. بنیانگذار ممکن است جهت کسبوکار را توضیح دهد، درحالیکه مدیر دیگری برای بحث دربارهٔ مسئلهای عملیاتی مناسبتر باشد. تجربهٔ مرتبط با موضوع را شرح دهید تا دبیر رسانه، برگزارکننده یا شریک احتمالی بفهمد چرا آن فرد مخاطب مفیدی برای تماس است.
مجموعهای کوچک از پرسشها و نکات گفتوگو دربارهٔ معرفی به بازار تهیه کنید. دلیل ورود به بازار، مخاطبان هدف و پیامدهای عملی برای مشتریان یا شرکا را بگنجانید. اطلاعات شرکت و وضعیت فعلی دسترسی به محصول یا خدمت را در مجموعهٔ مشترک اطلاعات اولیه نگه دارید. این کار کمک میکند وقتی افراد مختلف پرسشهای مرتبط میپرسند، تیم یکدست پاسخ دهد.
زاویههای رسانهای را با خوانندگان مشخص هماهنگ کنید
یک اطلاعیهٔ کلی شرکت ممکن است چند روایت محدودتر در خود داشته باشد. نشریهای تخصصی شاید به تغییر گردش کار علاقهمند باشد. رسانهٔ کسبوکار ممکن است بر تحول بازار تمرکز کند. جامعهای حرفهای شاید توضیح یک مدیر دربارهٔ مسئلهای عملیاتی و تکرارشونده را ارزشمند بداند. زاویه را حول آنچه خواننده باید بفهمد بسازید و شرکت را بهعنوان زمینهٔ مرتبط مطرح کنید.
پیش از انتخاب رسانه، پوشش اخیر آن را بخوانید. موضوعات تکرارشونده، سطح معمول جزئیات و قالبهای ترجیحی آن را یادداشت کنید. فهرستی منتخب تهیه کنید که دلیل هر توصیه و اطلاعات لازم برای ارتباطگیری را داشته باشد. این کار پژوهش رسانه را به تصمیمی عملی در تحریریه تبدیل میکند و به تیم کمک میکند مطالب مناسب نشریه را آماده کند.
بستهٔ معرفی هماهنگی بسازید
توضیح شرکت، زندگینامهٔ سخنگو، اطلاعیه و صفحات پشتیبان وبسایت را بهصورت مجموعهای مرتبط آماده کنید. خوانندهای که معرفی رسانهای را دنبال میکند باید در سایت با همان پیشنهاد و اطلاعات فعلی روبهرو شود. برای موضوعات مهم توضیح خوانای جداگانه فراهم کنید و آنها را به مسیر مناسب درخواست اطلاعات متصل کنید. گام بعدی باید برای مشتری یا شریک احتمالی روشن باشد.
توافق کنید وقتی جزئیات تغییر میکنند چه کسی بسته را نگهداری میکند. متن نهایی، پیوندهای مفید و تاریخهای انتشار را در یک محل ثبت کنید. برای عرضهٔ چندمرحلهای، مشخص کنید کدام اطلاعات در هر مرحله آمادهاند و کدام مطالب به بررسی دیگری نیاز دارند. این کار با پیشرفت فعالیت تجاری در بازار تازه، معرفی را یکدست نگه میدارد.
فهم مخاطب را در کنار میزان دیدهشدن بررسی کنید
پرسشها و توصیفهایی را که از مخاطبان برمیگردد جمع کنید. آیا مخاطبان پیشنهاد شرکت را میفهمند؟ آیا درخواستها از سازمانهای موردنظر میآیند؟ کدام موضوعات به پیگیری مفید منجر میشوند؟ این مشاهدات را همراه با پاسخهای رسانهای و فعالیت وبسایت بررسی کنید. آنها نشان میدهند پیام کجا ارتباط برقرار میکند و کدام بخش معرفی به جزئیات بیشتری نیاز دارد.
PR Drift جایگاهیابی شرکت، پژوهش رسانه، اطلاعیهها و محتوای مدیران را برای مخاطبان بینالمللی آماده میکند. نتیجه، بستهٔ معرفی قابل استفاده و برنامهٔ اجرا بر اساس فرصت بازار است. با وبسایت شرکت، مشتریان یا شرکای موردنظر، بازار هدف و زمانبندی شروع کنید؛ گام بعدی شناسایی چیزهایی است که آن خوانندگان باید بدانند.